Centros de Costos

Varios nombres para "exactamente lo mismo"

Odoo image and text block

Contabilidad General vs Analítica

¿Que es un centro de costos?

Es una unidad orgánica u operativa con relación al cual se busca agrupar o concentrar los costos. Los costos pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos, u otros segmentos del negocio.

¿Para que sirven los centros de costos?

Sirven a la "administración" para toma de decisiones mediante el control presupuestario, al poder medir a cada departamento o línea de negocio de forma aislada.

Centros de Costos

Denominación otorgada por los financieros, por ejemplo para monitorear la inversión en una venta, en el ejemplo con la factura de compra de los "pliegos".

Contratos

Lo mismo, pero como lo entiende un vendedor, por ejemplo, ha vendido la construcción de una vía, querrá conocer la rentabilidad del "contrato" 

Proyectos

Igual al contrato, o al centro de costos, pero como lo conoce el gerente de proyectos que ejecuta el contrato/proyecto. Es lo mismo pero con tareas y tiempos!.

Cuenta Analítica

Con este nombre lo manejaremos en Odoo.

Ejemplo de centros de costos

Hay varias criterios para implementar centros de costos, a continuación mostramos un ejemplo para una empresa de venta de equipos de computación:

Cuentas analíticas (centros de costos) para supervisar los gastos:

  • Administración, aquí estarán gastos de suministros de limpieza, de oficina, para uso interno de la empresa.

  • Marketing, aquí estará la inversión en la marca, por ejemplo la factura del diseñador gráfico por el logo de la empresa, el letrero, la publicidad en internet, o las ya no tan famosas páginas amarillas!.

  • Capital Humano, así etiquetaremos la inversión "extraordinaria" en la construcción del equipo humano, y su motivación, por ejemplo la factura de la torta del cumpleañero, cursos de preparación que paguemos a nuestros empleados, otros (las nóminas normalmente no van aquí)





Cuentas analíticas para ingresos

Si el negocio es simple bastará con un centro de costos llamado "Ventas", pero para hagamos un ejemplo más completo:

  • División Computación, así etiquetamos a los ingresos por venta de laptops, PCs, impresoras, etc. También estará aquí los sueldos del personal que trabaja en esta división.

  • División Móviles, ingresos por venta de baterias, reparación de celulares, 

  • Centro de computo para la escuela "Luis Cordero", este centro de costo almacena los gastos, desde gastos en taxis hasta la adquisición de la mercadería, y los ingresos generados por el proyecto. Podemos crear un centro de costos por cada venta o por cada proyecto importante.


Odoo image and text block

Paso 1: Crear las cuentas analíticas

  1. Ir al menú Contabilidad / Asesor / Cuentas Analíticas, y seleccionar "Crear"

  2.  Poner el nombre de la cuenta analítica, por ejemplo "Marketing"

  3. Crear el resto de cuentas analíticas

Odoo image and text block

Paso 2: Configurar política de cuentas analíticas

La forma más práctica de configurar, es obligar a "todas" las cuentas contables de ingresos y egresos (típicamente las cuentas con código 4 y 5) a utilizar cuentas analíticas, de esta forma podremos obtener el Balance de Perdidas y Ganancias por centro de costos. Para ello:

  1. Ir al menú Contabilidad / Configuración / Tipos de Cuenta, donde vemos los 18 tipos de cuenta nativos del sistema

  2. Seleccionar en los tipos de cuenta que corresponden a egresos la política para cuentas analíticas con el valor "Siempre".

  3. Al resto de cuentas poner la opción "Nunca"

Los tipos de cuenta que se usan en las cuentas de ingresos y egresos son:

Tipo de Cuenta Política para cuentas analíticas
Ingreso Siempre
Otros Ingresos Siempre
Coste Directo de Ventas Siempre
Depreciación Siempre
Gastos Siempre
Odoo image and text block

Paso 3: Usar las cuentas analíticas

Al momento de realizar compras o ventas, en el detalle de factura, nos va a pedir indicar el centro de costos al que pertenece el gasto:

  1. Crear una factura de compra o venta

  2. Si la cuenta es de ingreso o egreso indicar el centro de costo al que se imputa la compra.

  3. Dar click en "Aprobar" factura.

Tip: Si un solo rubro comprado debe dividirse en múltiples centros de costo, bastará con registrar la factura con dos líneas, en la primera línea le monto imputado al primer centro de costos, y en la segunda línea el monto imputado al segundo centro de costos, como se muestra en la imagen.

Odoo image and text block

Opciones Avanzadas

Automatización de Cuentas Analíticas

Automatiza el centro de costos en base a criterios como el producto, el vendedor, el cliente, entre otros. Es muy útil para automatizar los centros de costos en ventas. Menú Contabilidad / Configuración / Contabilidad Analítica / Valores por Defecto

Gestión de Presupuestos

El módulo de presupuestos combina las cuentas analíticas, fechas, asientos contables, y estimados. Menú Contabilidad / Asesor / Presupuestos

Proyectos

¿Que tal una cuenta analítica con tareas y etapas? Disponible en el módulo de proyectos.