Introducción a Productos

La correcta configuración de productos ayudan a plasmar y automatizar nuestro giro de negocio en el sistema.

La creación de productos es quizá una de las tareas más delicadas, debe reflejar correctamente nuestro giro de negocio, ya sea que vendamos servicios profesionales, mercadería, proyectos, etc.

A más de representar nuestro giro de negocio los productos deben configurarse para automatizar los procesos contables, los procesos de bodegas, y de manufactura.


De la correcta configuración de productos depende el 50% del éxito del funcionamiento del sistema

A manera de ejemplo supondremos que somos una empresa que vende computadores, reparación de computadores, y capacitación.

Una gran ventaja de crear productos es que podremos analizar nuestra contabilidad desde el punto de vista de productos, facilitando la lectura a las gerencias medias. Por ejemplo, podremos decir no solo que la cuenta de ingresos tiene un millón de dolares sino que podremos decir cual es al aporte de cada producto para lograr ese millón.

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Otras sugerencias para productos

Involucre a sus vendedores

Los productos que se crean afectan a todos los módulos (ventas, contabilidad, compras, bodegas, manufactura, etc), pero principalmente al equipo de ventas, asegúrese de contar con el apoyo de ellos para lograr el éxito de su proyecto.

Organice sus productos

Elabore un "arbol" o un "mapa mental" con sus productos, para ello recomendamos una pizarra, marcadores, y su equipo de ventas!

Identifique también cuales son sus productos más importantes y focalice sus esfuerzos de venta (precio, plaza, producto y promoción) en ellos.

Revise los productos pre-configurados

Para su comodidad el sistema viene preconfigurado con más de 40 productos consumibles (con sus cuentas contables y retenciones), entre ellos se incluye insumos de oficina, equipos de computación, y otros comunmente utilizados en los comercios ecuatorianos.

Prevalencia de productos sobre categorías

Algunos valores (como las cuentas contables) se pueden configurar en el producto o en la categoría, el sistema buscará primero la configuración en el producto, si no encuentra una configuración buscara en la categoría como segunda opción.

Se recomienda dejar la mayoría de la configuración en la categoría del producto (excepto para consumibles)

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Mercadería, Servicios, Consumibles

Quizá el parámetro más importante del producto es indicar la naturaleza del producto, de la selección depende el porcentaje de retención sugerido en compras y ventas, que se creen ordenes de entrega en bodega (si es mercadería), tareas en proyectos (si es servicio), que se apliquen reglas de abastecimiento (generar automáticamente ordenes de fabricación de productos o cotizaciones a proveedores cuando no tenemos stock).

  • Mercadería, úselo para bienes que comercializa, ya sea que usted los fabrique o los adquiera de proveedores.

  • Servicios, para la compra (ejemplo asesoria contable o asesoria legal) o la venta de servicios (servicios profesionales, servicios de mantenimiento, etc).

  • Consumibles, para la adquisición de insumos que no son materia prima (ejemplo Papel Bond A4, Esferos, Tinta para la impresora, etc)

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Creación de Mercadería

Como todo en el sistema, puede "Crear" desde cero o "Duplicar" un producto parecido y editar los campos en que difiere.

Supongamos que vamos vender audífonos marca Sony como los Audífonos inalámbricos EXTRA BASS™ XB650BT, en este caso crearemos el producto con los siguientes parametros:

  • Nombre: Audífonos inalámbricos EXTRA BASS

  • Casilla Puede ser Vendido: Marcarda

  • Casilla Puede ser Comprado: Marcarda, pues lo hemos de comprar a un importador o a Sony directamente.

  • Tipo de producto: Mercadería

  • Código: XB650BT

  • Precio de Venta: USD 59.99

En la pestaña de "Facturación" se indica el impuesto que aplica para la venta y para la compra (IVA 0%, IVA12%, etc), de forma automática estará IVA 12%.

La retención predefinida por el sistema en compra de mercadería es la 312 TRANSFERENCIA DE BIENES 1%, si desea cambiarla puede poner una retención diferente en el campo "Retención Renta"

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Servicios Estandarizados

El arte de la configuración de servicios está en la estandarización, creando pocos "productos" que representen la gran variedad de servicios que comercializamos.

La configuración de servicios tiene la dificultad adicional que a veces el alcance del servicio no está normado, y por tanto su precio tampoco es fijo.

Se recomienda esforzarse en que la mayoría de los servicios sean estandarizados, tienen un alcance y por tanto un precio fijo, por ejemplo los siguientes servicios están estandarizados:

  • Envío de documentos dentro de la ciudad, USD 4,00 por envío

  • Curso de Excel de 16 horas, USD 240,00 por curso

  • Impresión a Color por Hojas, USD 0,10 por hoja

  • Pintado de Fachada por m2, USD 2,50 por metro cuadrado

Supongamos que vendemos un "Curso de Excel Avanzado", siendo este un servicio por un costo de USD 165,00. Para ello configuraremos el producto como:

  • Nombre: Audífonos inalámbricos EXTRA BASS

  • Casilla Puede ser Vendido: Marcarda

  • Casilla Puede ser Comprado: Desmarcarda (asumiendo que uno de nuestros empleados dicta el curso)

  • Tipo de producto: Servicio

  • Código: CURSO-001

  • Precio de Venta: USD 165,00

En este caso algunos campos tienen varias opciones validas, por ejemplo, un servicio podría subcontratado (comprado) a un tercero, o por ejemplo podemos omitir el "código" del producto.

Si el servicio puede ser subcontratado entonces hay que cuidar la retención del impuesto a la renta a aplicar en las compras, vamos a configurarlo en el producto en la pestaña "Facturación", en este caso el código ??? ??????

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Servicios No Estandarizados

A veces el alcance del servicio es diferente para cada ocasión, y por tanto su precio no puede ser parametrizado en el sistema, por ejemplo los siguientes servicios no están estandarizados.

  • Diseño de Campaña de Marketing, cuyo precio varia según el tamaño del cliente, las metas a lograr, los entregables, etc.

  • Creación de una página web, cuyo precio varia entre USD 500,00 a USD 5000,00 dependiendo de la complejidad.

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Categorías de Producto

En base al "mapa mental" o "arbol" de productos cree categorías para los productos que comercializa (no es necesario hacerlo para los consumibles).

Recuerde la regla de oro "menos es mas", no se llene de categorías innecesarias, en un negocio mediano debería haber no más de 6 categorías de productos.

Por ejemplo al crear la categoría "Cursos" usamos los siguientes valores:

  • Nombre: Cursos

  • Cuenta de Ingresos: 410201 PRESTACION DE SERVICIOS

  • Cuenta de Gastos: ??????

En este caso la cuenta de ingresos es la cuenta contable donde se registrarán las "ganancias" por las ventas que realicemos de este producto. En nuestro país se usan cuentas de ingresos separadas para bienes y para servicios.

Otro ejemplo, para la categoría "Mercadería", debemos configurar además las cuentas de valoración de inventario, ventajosamente las cuentas vienen previamente creadas en el sistema y solo debemos seleccionarlas.

  • Nombre: Cursos

  • Cuenta de Ingresos: 410201 PRESTACION DE SERVICIOS

  • Cuenta de Gastos: ??????

  • Tipo de Categoría: Normal

  • Método de Coste: Precio Estandar

  • Valoración de Inventario: Periódico Manual


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Opciones Avanzadas

Unidades de Medida

Punto de venta

Comercio Electrónico

Política de Facturación

Métodos de valoración avanzados

Lotes y seriales de producto

Presentaciones de Producto

Variantes de Producto

Escribe uno o dos párrafos que describen su producto, servicios o una característica específica. Para tener éxito su contenido debe ser útil para el público.